这几日，某市两会组织全市部分同工开展了文字档案管理的专题培训，得到大家的一致好评。事实上，各类单位或组织，如医院、学校等，都已建立起系统化的档案管理体系。然而，当下许多教会在这一方面仍存在明显不足。如果教会能在这方面加以完善，自然会为教会的管理和发展增添许多益处。
一、当下教会在文字档案整理工作上的不足
虽说近年来各教会对文字档案整理工作的重视程度有所提升，但从目前实际情况来看，还是有很多的不足，比如档案记录不够完整，制度建设尚未完善，资源投入相对有限。具体可能表现为：文书记录不够详细，会议纪要的遗失、不完整，电子档案的不完善等等。
从信仰原则上来看，这些问题似乎无关紧要；可若从教会的规范性建设和长久发展来说，这些不足可能会带来深远影响。比如，各教会的历史和由来，财务记录管理等问题，都属于文字档案的范畴，如果相关文字档案缺失，会使得教会陷入困境。
二、文字档案的重要性
1、为教会的研究提供完整可靠的材料
不论是教会本身，还是教外研究人员，若要对教会展开一定的研究，必须要有文献和依据。比如说要对某一地区的全职侍奉者的保险情况做调查研究，若是没有相关的档案资料，便缺乏研究基础。其它类目也是如此。
2、为教会传承和牧养提供借鉴经验和依据
教会的传承需要借鉴前人走过的路，而文献资料便能提供一定的总结和帮助。比如说财会资料的记录，教会崇拜程序的变化，以及其它的牧养事工的开展，如果能根据文字档案，总结前人的经验并学习，可以使日后的工作开展的更加顺利。
3、是做好管理工作的重要保障
将文档资料做好，也是为教会的管理提供相关的保障。如果相关会议内容的记录，侍奉同工的资料、信徒的名单、堂委的人员等等这些都是一片空白，或是全靠着人的记忆，什么地方做得有成效，什么地方需要改进，便不能一目了然，也很难做好管理工作。
4、为教会维护自身合法权益提供依据
教会处在现实的处境中，各方面的工作需要接受有关部门的监察。若是教会各方面工作做得细致，也会得到一定的认可；可若是各方面不清不楚，比如账务一塌糊涂，人事档案、教会档案常常不知所踪，在有需要的时候则会显得非常被动，不利于维护教会的形象以及自身的合法权益。
三、文字档案的基本内容
1、保存
教会各类档案的存储一定要注意，要注重对“原始记录”的保存，即是我们常说的底稿。不仅如此，常需保存的还有三类：办理完毕的文件，有保存价值的文件以及其它需要按规律集中保存起来的文件。
2、整理
为了解决档案的零散状态与系统查找利用之间的矛盾，做好整理工作。
3、保管
这也是保管文字档案的过程。正确的保管方式会给大大增加文档保管的时间，比如档案柜和档案盒。一般教会所用的档案盒都是不达标的，常用的是蓝色的大盒子，这只能作临时过渡使用，不能成为专业档案盒。档案柜、档案盒应是无酸的，可以避免柜子因自身材料释放酸性物质腐蚀档案，以致减少保存期限。
4、统计
对档案和管理有关进行登记。
5、编目工作
这是编制档案检索工具的过程。
6、研究工作
对档案史资料进行编辑、研究，加工成各种信息材料提供利用的过程。
7、档案修复
对以纸质为载体的历史档案和文物等进行恢复、修复，去除一切对耐久不利的因素，从而保证档案的良好状态。
四、文字档案的性质
1、管理性的工作
文字档案也是一项管理工作，需要对各样资料进行收集和整理，使大家更了解教会情况，也能更精准地找出自己的不足并改正。
2、服务性的工作
做好文字档案的工作也是对教会负责，这对之后的教会同工来说将是一笔宝贵的财富，是一项需要长久开展地服务性工作。
五、教会对文字档案整理工作当有的重视
1、愿意投入资金
文字档案不仅只是一台电脑和一个人那么简单，从资料的收集和整理，到档案室、档案柜、打印机、扫描仪、恒温机等专业设备的配置都是不可缺少的，这是一项高投资。看起来好像不是什么“高回报”的工作，花了很多的精力和时间，好像换来的只有一盒子的资料。可若做得好，其意义不是可以用金钱来衡量和评判的。
2、要建立一定的制度和人事架构
关于文字档案管理，也需要建立相关的制度和人事架构。谁是总负责，谁负责执行，谁管理文档，是否有借阅制度，是否有销毁无用文件的制度等等，这些都需要进行明确。
3、要定期为此讨论和协商
这是一项需要花费很多精力的事工，也需要定期讨论和协商一些具体问题，以此不断改进。
4、要有一定的要求
需要对此有相关的要求。这并不是为了限制人，而是为了赋予压力，所谓“有压力就有动力”。只有不断督促自己，才会使我们不断地努力和进步。
各教会需要提高对文字档案整理工作的重视程度，即使短期内达不到专业水准，也要有这样的意识，逐步积累并妥善保存各类的档案资料。这样做，也是对教会未来发展负责。
注：本文为特约/自由撰稿人文章，作者系江苏一名传道人。文中观点代表作者立场，供读者参考，福音时报保持中立。欢迎各位读者留言评论交流！
